Neues DMS

[black_devil]

Hallo Zusammen,

wir sind gerade dabei das Thema DMS bei uns in der Firma zu starten und eine Anbieterauswahl zu treffen.
In diesem Zuge wäre es natürlich sehr interessant für mich wer von euch schon ein DMS im Einsatz hat und welche Funktionen dabei verwendet werden (Personalakt, OCR-Erkennung, Workflow usw...).
Weiters wäre dann auch interessant ob es Schnittstellen zu CEE gibt.

Ich bin für jede Antwort dankbar!

Danke und Grüße,
black_devil

[Bambam]

Hallo black_devil,

wir verwenden DocuWare und dort meines Wissens noch den Rechnungseingangs Workflow mit Dokumentenscan. Die Personalakte ist bei uns in der Software der Personalabteilung.

Ich weiß, dass einige MAIT Kunden (ehemals Computer Komplett, davor Steinhilber Schwer) easy Archiv verwenden. Allerdings hat die Adapterversion, die ich kenne, ein Problem damit, die Dokuments einzelner Organisationen zu unterscheiden.
Auch ein Comarch Kunde verwende Easy Archiv. Dort wurde der Adapter im Projekt erstellt. Der Kunde verwendet nur den Rechnungseingangsworkflow mit Eingangsrechnungsscan (OCR).
Und ich weiß von einem Schweizer Kunden, der Comarch ECM verwendet. Der Kunde verwendet Rechnungseingangsworkflow und OCR.

Da ich selbst schon den einen oder andern Archiv-System-Adapter erstellt habe, denke ich, das was CEE vom Archiv-System benötigt, können alle. Die Adapter funktionieren in der Regel so: CEE erstellt eine Dateien und eine Meta-Datei in einem bestimmten Ordner. In der Meta-Datei stehen in der Regel die Suchbegiffe und die Einordnung im Archivsystem. Das Archivsystem gibt dann eine Datei zurück, in der der Link der Datei für einen Absprung aus CEE enthalten ist.
Etwas anderes ist es beim Rechnungseingang. Dort wird das Dokument, in der Regen mit einer ID als Barcode, eingescannt und mittels OCR analysiert. Jetzt gibt es 2 Möglichkeiten. Gibt es im Scan schon ein 4 Augenprinzip? Dann sollte ein Entsprechender Workflow möglich sein. Oder es wird direkt in CEE Importiert. Die ID aus dem Barcode wird an der Buchung hinterlegt, so dass Buchung und Rechnung zueinander zugeordnet werden können.

Nicht alle Archivsystem z.B. Zugriffberechtigungen anwenden, so dass eine Personalakte in einer solchen Software kritisch zu betrachten ist. Daher muss man sich genau überlegen, welche Features man benötig und wie wichtig diese Features sind.

[Roswitha]

Hallo black_devil,

wir haben ELO seit vielen Jahren im Einsatz. Unser Partner ist die Gerling Consulting GmbH.
Über die Belegdokumentenvorlage (Ablage) legen wir Rechnungen oder Bestellungen im kstore ab. Mein Kollege hat ein Programm geschrieben, dass dort auf die Belege zugriffen wird und diese in Elo mit der entsprechenden Verschlagwortung abgelegt werden.
In Varial und zukünftig in CFE haben wir eine Modifikation programmieren lassen. Aus verschiedenen CFE-Anwendungen kann man den Beleg in ELO anzeigen lassen. Unsere nicht CEE-Eingangsrechnungen werden per OCR oder ZUGFeRD mit der Software FlowManager bearbeitet und auch in ELO abgelegt. Ansonsten werden alle unsere Dokumente über Scanner in ELO abgelegt. Emails können einfach in ELO abgelegt werden. Elektronische Personalakte haben wir noch nicht.

Grüße
Roswitha

[rainchrist]

Hallo black_devil,

wir nutzen Windream, haben aber auch noch viel Luft nach oben.
Alle in CEE erzeugten Belege werden im Dokumentmanagement in CEE abgelegt. Die Dateien werden in einen entsprechenden Arbeitsbereich geschrieben. Zusätzlich erstellen wir zu jedem Dokument eine kleine Textdatei mit den notwendigen Informationen für die Indexierung. Täglich werden über einen JOB in Windream die Dokumente mithilfe der Textdatei indexiert und sind danach weiterhin in CEE vorhanden und auch in Windream zu finden. Die Textdatei wird danach gelöscht.
In einem aktuell noch kleinen Bereich scannen wir die Eingangsrechnungen und bearbeiten diese über einen Workflow in Windream.
Eine Verheiratung mit den erzeugten Eingangsrechungen in CEE erfolgt bei uns bisher nicht.
Für die Personalakte wurde bei uns die Software von PERBIT ausgewählt. Da ich nicht am Auswahlprozess beteiligt war, kann ich auch nichts dazu sagen, ob Windream die Anforderungen nicht auch erfüllt hätte.

[vlex.cr]

Hallo black_devil,

wir sind Docuware-Vertriebspartner und Comarch-Entwicklungspartner und haben natürlich Docuware in CEE integriert

Die Dokumente werden hier direkt über den Docuware-Webservice abgelegt.
Bei Bedarf können die Dokumente nach der Archivierung auch aus dem kstore entfernt werden,
so dass hier der Speicherplatz dann wieder freigegeben wird.
Es wird dann direkt aus CEE, Docuware aufgerufen.

Außerdem haben wir auch eine Rückversorgung von Dokumenten aus Docuware in CEE,
so dass über Belegnummern, Satznummern (bei CFE) etc., Dokumente welche in Docuware abgelegt wurden,
mit CEE-Belegen verknüpft werden können.

Desweiteren bietet Docuware natürlich eine Volltext-Suche, OCR-Erkennung, automatische Belegerkennung, Workflow, ....

Falls Interesse an Docuware und/oder der CEE-Intergration besteht, gerne kurz per Nachricht bei mir melden.


Viele Grüße
Christopher Roth

[Schaich]

Hallo black_devil!

Wir sind mait Kunde und haben seit ca 1 Jahr die Easy Anbindung mit 5.4 am laufen. Nach einem etwas schwierigem Start bin ich mit der Leistung und den Features ganz happy. Wir haben ca 1000 Comarch Belege am Tag und archivieren hierzu über Barcodeerkennung (und bald Dropzone) weitere Belege dazu.
Gerne kannst du hierzu fragens stellen.

Zuvor hatten wir ELO durch eine selbstgebaute Anbindung am Laufen. Jeder Bericht wurde per Belegdokumentvorlage in einen Extra Ordner gespeichert, den ELO dann per WEBDAV abgeholt hat. Anhand des Dateinamen des Belegs hat Elo dann per SQL Abfrage die Belege verschlagwortet. Das war ein bisschen ein Drama, aber es hat funktioniert.

User größtes Problem ist die Größe unseres KSTOR durch die Belegmenge. Der KSTOR macht aktuell 50% der Comach DB aus und füllt sich exptenziell. Mit Easy will ich die kommenden Wochen die Belegreferenzierung ereichen - also dass die (Alt-)Belege im Easy
abgelegt werden, im Comarch über die Dokumentenverknüpfung ans Easy verlinkt werden und dadruch alle Belege aus dem KSTOR raus können.

Gruß Thomas